Assistente e WhatsApp

O assistente faz no Cotando o que você faria: monta orçamentos, cadastra clientes e produtos, diz o que está pendente e escreve mensagens para seus clientes. Você pede por texto, áudio, foto ou PDF, no site ou no WhatsApp.

No site

Toque no botão redondo no canto de baixo da tela (ou tecle /), use a caixa no Início ou abra a página Assistente, no menu lateral, que mostra a conversa na tela toda, com as conversas anteriores ao lado e exemplos por assunto. Peça como falaria com alguém, por exemplo “orçamento para o Café Bonfim, 4 cadeiras a 120”. Em um orçamento, cliente ou produto aberto, o assistente vê essa página e entende “este orçamento” ou “este cliente”.

Quando você abre uma página, um balão sai do botão com ideias do que pedir ali. Toque numa ideia para começar. Se não quiser, ignore: o balão some sozinho.

Embaixo de cada resposta aparece o que ele mudou. Em um rascunho de orçamento, você pode desfazer a mudança ali mesmo.

No WhatsApp

O WhatsApp do Cotando é o (11) 4200-0067. Conecte seu número uma vez. Depois, é só enviar para ele o pedido de orçamento do cliente, seja foto, áudio ou texto, ou pedir o que você faria no site, como faria com um funcionário.

Para conectar, escolha um destes caminhos:

• No menu lateral, toque em WhatsApp e depois em Conectar WhatsApp. No celular, o WhatsApp fica no topo de Ajustes. O cartão do Início e Ajustes → Assistente (em Abrir o WhatsApp) fazem o mesmo. O WhatsApp abre com um código já escrito: é só enviar.
• Ou mande “oi” para o número e responda Já uso o Cotando. O assistente manda um código para seu e-mail, e você digita o código na conversa.

Quem ainda não tem conta pode criar uma pelo próprio WhatsApp, tocando em Quero começar. O código enviado ao e-mail cria a conta grátis, e o assistente pergunta o nome da empresa.

Salve o contato do Cotando no celular para a conversa aparecer com o nosso nome.

Aprovações

Antes de publicar ou enviar um orçamento, mudar os dados da empresa, remover registros ou convidar pessoas, o assistente pede sua aprovação. No site, aparece um cartão com o que vai acontecer. No WhatsApp, chega uma mensagem com os botões Sim e Não. Nada acontece até você aprovar.

O que ele prepara sozinho e precisa da sua aprovação, como publicar o orçamento de um pedido do catálogo, espera em Para aprovar, no Início. No Pro, com os avisos no WhatsApp ligados, isso também chega no WhatsApp com os botões Aprovar e Recusar.

O que ele faz sozinho

Em Ajustes → Assistente, você liga e desliga o que a IA faz sem você pedir:

• Sugerir ideias nas páginas: uma vez por dia, a IA lê seus orçamentos, clientes e produtos e sugere ideias no Início e no balão de cada página. Ela só sugere.
• Acompanhar os orçamentos: quando o cliente não responde, abre o link e some, ou o orçamento está para vencer, a IA escreve a mensagem para ele. Quando o cliente aprova, ela escreve o agradecimento. As mensagens ficam em Mensagens prontas, no Início: toque em Mandar no WhatsApp para abrir a conversa com o cliente no seu WhatsApp, com o texto escrito, ou em Copiar. O X dispensa a mensagem. No Pro, quando o cliente tem e-mail, ela também pede para mandar o orçamento de novo por e-mail.
• Preparar os pedidos dos catálogos: a IA completa o rascunho de cada pedido com os produtos que o cliente citou, pelo preço cadastrado, e pede para você publicar.

Você também pode perguntar no chat “tem mensagem pronta para mandar?”.

O assistente não manda WhatsApp para seus clientes

O WhatsApp do Cotando só responde quem escreve para ele. O assistente nunca manda mensagem de WhatsApp para seus clientes, nem pelo número do Cotando nem pelo seu.

Para mandar um orçamento pelo WhatsApp, ele prepara a mensagem com o link e abre a conversa com o cliente no seu WhatsApp. Você confere e envia. As mensagens que ele escreve sozinho também esperam você, em Mensagens prontas. O único envio que sai do Cotando é o orçamento por e-mail, no Pro, e só depois que você aprova.

Avisos no WhatsApp

No Pro, o Cotando avisa você no WhatsApp quando um cliente abre ou aprova um orçamento, quando chega um pedido pelo catálogo e quando o assistente deixa algo para aprovar. Ligue em Ajustes → Notificações, ou responda Quero quando o assistente perguntar na conversa. Os avisos chegam só para você, nunca para o cliente.

No aviso de um orçamento, Ver aqui mostra o orçamento e o PDF na própria conversa. Dali, é só pedir o que quer mudar.

Mais de uma empresa

O WhatsApp trabalha em uma empresa por vez. Para trocar, peça “muda para a outra empresa” e escolha na lista.

Desconectar

Em Ajustes → Assistente, toque em Desconectar ao lado do número. Você também pode pedir “desconecta este WhatsApp” na própria conversa. Para usar de novo, é preciso conectar outra vez.

Limite de IA

Cada pedido que você faz ao assistente usa uma parte do limite mensal de IA do plano, no site e no WhatsApp. O que a IA faz sozinha, como as ideias, as mensagens prontas e os pedidos dos catálogos, não usa o limite: quem paga é o Cotando. Veja quanto já usou em Plano e cobrança. Os detalhes estão em Planos e cobrança.

As mensagens recebidas pelo WhatsApp são apagadas 30 dias depois de chegar. A Política de Privacidade explica o resto.