Orçamentos

Rascunho e publicação

Tudo o que você salva fica num rascunho privado, que o cliente não vê. Quando o orçamento estiver pronto, escolha Publicar: num orçamento novo, direto no editor; depois, na página do orçamento. A publicação cria uma versão numerada que não muda mais, o link do cliente passa a mostrá-la, e as opções de envio abrem em seguida.

O editor tem estas partes: Cliente, Itens, Validade, Mais informações (só quando a empresa criou campos personalizados), Pagamento e condições e Modelo. Preencha na ordem que quiser: nenhuma parte trava as outras.

Em Cliente, digite o nome: os clientes salvos aparecem logo embaixo, e Novo cliente cadastra um com nome e WhatsApp. Trocar escolhe outro.

Em Itens, Adicionar item abre uma busca. Item avulso cria uma linha só para este orçamento, e embaixo dele aparecem seus produtos. Digite para achar um. Cada item tem nome, quantidade e preço na própria linha, e o Cotando calcula o total. A seta no fim da linha abre o resto do item: a unidade, o desconto do item, a descrição e as fotos, com uma marca em cada foto que vai no PDF. Calcular pelo custo acha o preço pelo custo, pela margem e pelo imposto. Num item avulso, Salvar nos produtos guarda o item nos seus produtos, para achar na busca no próximo orçamento. A lixeira tira o item (dá para desfazer no aviso). Quando o produto mudou no cadastro depois de entrar no orçamento, a linha mostra Mudou no cadastro, e Usar o do cadastro traz o preço, a descrição e as fotos de agora. Cada item é arredondado ao centavo, e a quantidade pode ter até três casas depois da vírgula, como 2,125. Dar desconto, embaixo do subtotal, dá um desconto no orçamento todo, em % ou em reais.

Em Mais informações ficam os campos que a empresa criou, lado a lado. Quando a empresa cria um campo depois do orçamento, a parte avisa e Trazer para este orçamento traz os campos novos junto com os dados atuais da empresa.

Em Pagamento e condições, Adicionar abre a caixa de cada texto: as condições de pagamento, as observações e as condições. Tirar apaga o texto do orçamento (dá para desfazer no aviso). Os três textos têm uma barra para pôr negrito, itálico, listas e links, e a página do cliente e o PDF mostram o texto do mesmo jeito.

Montar com o assistente

Ao criar ou editar um orçamento, abra o assistente no canto da tela. O nome do orçamento aparece na caixa de mensagem: o assistente vê o orçamento como está na tela, mesmo o que você ainda não salvou, e responde sobre ele (toque no × para perguntar sem ele). Peça para revisar, escrever as observações ou dar um desconto.

Num orçamento novo, descreva o serviço, grave um áudio ou envie uma foto ou um PDF, como uma lista escrita à mão ou o orçamento de outra empresa. O assistente usa os clientes e produtos que você já cadastrou, só põe preço quando ele aparece no pedido ou no cadastro, e salva o rascunho. O orçamento abre em seguida, com o que ele fez marcado, para você conferir.

Pelo WhatsApp é igual: envie o pedido de orçamento para o WhatsApp do Cotando, seja foto, áudio ou texto, e confira a prévia em PDF que ele manda. O guia Assistente e WhatsApp explica como conectar.

Num orçamento já criado, o Cotando salva o rascunho antes de o assistente mudar algo; o cliente só vê quando você publica. Embaixo da resposta, o chat mostra o que mudou, como “Desconto: 5% → 10%”, e Desfazer volta o rascunho a como estava antes do assistente. Dá para pedir um orçamento ao assistente em qualquer página, como “Faça um orçamento para…”. Num orçamento que veio de um catálogo, Pedir os itens ao assistente monta os itens a partir da mensagem do cliente.

Reescrever textos

Nas condições de pagamento, nas observações, nas condições e na descrição de cada item, Reescrever, na barra do texto, arruma a escrita, deixa mais curto ou mais formal, sem mudar valores, prazos nem condições. Se a descrição de um item estiver vazia, Escrever cria uma a partir do nome. A sugestão aparece ao lado do texto: Usar troca o texto, e Descartar deixa o texto como estava.

Cada pedido usa uma parte do limite mensal de IA do plano, e só quando a IA devolve um resultado. Veja como funciona em Planos e cobrança.

Conferir antes de publicar

Ao lado do editor, a prévia mostra o orçamento como o cliente vai ver. Em Como o cliente vê, Link do cliente mostra a página que ele abre, e PDF mostra o PDF como ele sairia publicado, com “PRÉVIA” em todas as páginas. Abrir mostra esse PDF numa aba nova. A prévia não salva nem manda nada. No celular, ela abre em Ver como o cliente verá, no fim do formulário.

Escolher o modelo

Em Modelo, a última parte do editor, toque num modelo e a prévia muda na hora. Os do Cotando são o Simples, o Destaque e o Vitrine, que abre cada item com a foto do produto. Ver todos os modelos mostra os outros modelos da empresa.

O modelo decide o que aparece no orçamento, como o endereço do cliente, as fotos e o QR code que abre o orçamento no celular. Para trocar o modelo dos próximos orçamentos, abra Ajustes → Seus orçamentos → Todos os modelos, toque num modelo para ver como ele fica no link e no PDF e escolha Usar nos novos orçamentos. Isso já salva.

Quando você muda um modelo, todo orçamento com esse modelo muda junto, mesmo os já publicados. Os que o cliente já aprovou ou recusou ganham o visual novo, mas continuam mostrando o que mostravam quando ele respondeu: se você tirar as condições do modelo, elas continuam nesses orçamentos. Um modelo removido continua valendo, como estava, nos orçamentos que já têm esse modelo.

Montar um modelo seu

No Pro, você monta os modelos da empresa em Todos os modelos. Começar do zero cria um modelo só com o cabeçalho, o cliente, os itens e o total, e Fazer uma cópia parte de um que já existe.

O jeito mais rápido de mudar um modelo é pedir. Do lado direito do editor fica Peça à IA: escreva o que quer, como “deixe o total maior” ou “ponha o Pix no fim”, e a IA muda o modelo na hora. Com uma parte do orçamento selecionada, o pedido vale para ela. Se não gostar, Desfazer volta como estava.

PDF e link do cliente

Cada modelo tem duas partes: o PDF, que o cliente baixa e imprime, e o link do cliente, a página que ele abre para ver e aprovar. No alto do editor, Link do cliente e PDF escolhem qual você está mudando, e o que você muda num não muda o outro. Só Marca e estilo (o visual, a cor principal, as fontes e o acabamento) vale para os dois.

No começo, o link é uma cópia do PDF, sem o QR code e sem a nova página, que só existem no papel. Copiar do PDF, no link, deixa os dois iguais de novo. A prévia usa um orçamento de exemplo e muda a cada ajuste. No PDF, ela é o arquivo de verdade, com as páginas quebrando onde vão quebrar.

O visual

Comece por um visual pronto, como Moderno ou Clássico (Ver os 7 visuais mostra todos), e depois troque a cor principal e as fontes. Em Mais opções, Acabamento, fundo e margens guarda os cantos, a moldura, as linhas entre os itens, a cor do fundo, uma fonte para cada texto, o tamanho do texto e as margens.

Algumas coisas só existem numa das partes:

• Só no PDF: o papel timbrado, uma imagem que cobre a folha em todas as páginas ou Só na primeira página; a Marca d’água, um texto clarinho atravessado na folha, como “CONFIDENCIAL”; o texto do rodapé, bom para os dados do Pix; o Cabeçalho nas outras páginas, com o nome da empresa e o número do orçamento da segunda página em diante; o Carimbo da situação; e o número das páginas.
• Só no link: a imagem no alto da página, a cor da tela em volta do orçamento (com degradê ou imagem, se quiser) e o texto no fim da página.

O carimbo sai no PDF quando o cliente aprova (APROVADO, com o nome e a data), quando você registra a recusa (RECUSADO), quando a validade acaba (VENCIDO) ou quando sai uma versão mais nova (SUBSTITUÍDO).

Os blocos

O modelo é feito de blocos, de cima para baixo. No computador, clique num bloco para ver as opções dele, arraste para mudar de lugar e use Adicionar bloco, em cima da página, para pôr um novo (ou arraste de lá para onde quiser). No celular, isso fica na aba Blocos. Errou? Desfazer, em cima, volta o último passo (Ctrl+Z).

Além das partes do orçamento, dá para pôr um texto com título (a garantia, por exemplo), uma imagem, linhas para o cliente assinar, uma linha separando as partes e, quando a empresa tem, os campos personalizados. Cada bloco tem as próprias opções, como os itens em lista, tabela ou cartões, o tamanho do logotipo e do total, ou o preço unitário escondido.

Solte um bloco ao lado de outro e os dois viram colunas, até três por linha. No celular, abra o bloco de baixo e use Pôr ao lado do bloco de cima. No cabeçalho e no bloco de cliente e validade, Separar em partes solta o logotipo, o nome, o número, o cliente, a validade e o total, para cada um ficar onde você quiser.

Fotos dos itens

Nos itens, Fotos dos itens põe a foto de cada produto à esquerda, à direita ou embaixo do item, ou tira as fotos. Você escolhe o tamanho e se aparecem todas ou só a primeira. Para as fotos ficarem numa página só delas no PDF, deixe os itens Sem fotos e adicione Nova página e Fotos dos itens onde quiser.

QR codes e Pix

Nos seus modelos, o QR code que abre o orçamento é um bloco: adicione QR code e escolha onde fica, o tamanho, o estilo, a cor e o logotipo. Nos modelos do Cotando, ele liga e desliga em Ajustes → Seus orçamentos, em O que aparece.

O bloco Pix mostra um QR code para o cliente pagar na chave Pix da empresa, no PDF e no link. O código pode pedir o total, uma parte (50% de sinal, por exemplo) ou nenhum valor, e no link o cliente também copia o código para colar no app do banco. O dinheiro cai direto na sua conta. O Cotando não vê o pagamento, então confira no app do banco. A chave fica em Ajustes → Dados da empresa.

O bloco QR code do Instagram, WhatsApp ou site abre as redes da empresa ou outro endereço que você escrever, com uma legenda embaixo. Ele sai só no PDF, e dá para pôr mais de um. Os endereços ficam em Ajustes → Dados da empresa, em Redes e contatos. Se você digitar direto no bloco, o endereço fica salvo na empresa e vale para todos os modelos.

Mandar para o cliente

Depois de publicar, Compartilhar oferece:

• WhatsApp: abre a conversa com uma mensagem e o link, usando o telefone do cliente quando ele estiver no orçamento.
• Escrever mensagem: o Cotando escreve com IA a mensagem para o WhatsApp a partir do orçamento, com o link no final. Você ajusta o texto e abre o WhatsApp ou copia. Enquanto o orçamento aguarda resposta, Lembrar o cliente, em “Mais ações”, escreve uma mensagem para retomar a conversa.
• E-mail com PDF, no plano Pro: manda o link e o PDF da versão mais recente. Se o cliente responder o e-mail, a resposta chega no seu.
• Copiar link, para mandar por onde quiser.
• Baixar PDF.

O cliente não precisa de conta nem de aplicativo. Ele abre o link no navegador, confere os itens e aprova digitando o nome.

O link do cliente

Cada orçamento tem um único link, que sempre mostra a versão publicada mais recente. O link é o endereço da empresa mais o número do orçamento. Por isso, ele não funciona como senha: quem trocar o número no endereço pode chegar a outro orçamento publicado.

Mudar um orçamento já publicado

Edite e salve. As mudanças ficam só com você e aparecem como Alterações não publicadas. Para o cliente ver, escolha Publicar atualização (no celular, Publicar): o mesmo link passa a mostrar a nova versão, e o cliente precisa aprovar de novo.

As versões anteriores e as aprovações delas continuam em Versões publicadas, só para consulta, cada uma com o próprio PDF. No plano Grátis, cada orçamento tem até 3 versões publicadas: a original e duas atualizações.

Situações

Quando o cliente recusa por mensagem ou telefone, abra Mais ações (o botão ⋯) na página do orçamento e escolha Registrar recusa. A opção aparece enquanto o orçamento está Aguardando resposta.

Duplicar

Para fazer um orçamento parecido com outro, abra Mais ações (o botão ⋯) na página do orçamento e escolha Duplicar. O editor abre um orçamento novo com o cliente, os itens, as condições e a apresentação do original, com os dados atuais da empresa e uma validade nova. Nada é salvo até você tocar em Salvar, e o original não muda.

Arquivar

Em Mais ações (o botão ⋯), Arquivar tira o orçamento da lista principal e do total, da situação e dos recentes do Início. As aprovações que ele já teve continuam na receita e na taxa de aprovação. Ele fica no filtro Arquivados e pode ser desarquivado depois, sem perder versões nem aprovações.

Enquanto está arquivado, o orçamento não pode ser salvo, publicado, enviado nem aprovado. O link do cliente avisa que ele foi arquivado e continua mostrando as versões e os PDFs.